Chronique WordPress #3 – Le Workflow, circuit de production d’articles

Nous vous l’avions promis lors de l’opus précédent, nous nous penchons cette fois sur la mise en place d’un workflow au sein de WordPress. Comment, et surtout pourquoi créer une chaîne de production et de validation d’un article ? Voici quelques éléments de réponse.

Un Workflow, quésaco ?

Ami lecteur, tu as sans doute déjà entendu, lors de débats passionnants sur la productivité, le terme Workflow, ou flux de travaux pour les groupies de Molière. Rappelons néanmoins la définition, en citant notre ami Wikipédia :

Un workflow […] est la représentation d’une suite de tâches ou d’opérations effectuées par une personne, un groupe de personnes, un organisme, etc. Le terme flow (« flux ») renvoie au passage du produit, du document, de l’information, etc., d’une étape à l’autre.

Voilà qui est très clair. Du travail à la chaîne en d’autres termes.

I love this way !

Frederick Winslow Taylor
Il manque un boulon bordel !

Workflow & WordPress sont sur un bateau

On ne va pas se mentir, et bien que nous chérissions ce formidable outil qu’est WordPress, la chaîne de production d’un article est quand même légère dans la version standard. Elle a le mérite de faire le boulot, dans la plupart des cas, mais dès que plusieurs auteurs, validateurs, relecteurs, correcteurs, cohabitent et doivent intervenir, le process atteint rapidement ses limites. Revenons néanmoins sur ce workflow standard made in WordPress et voyons quels rôles utilisateurs existent par défaut. Mettons de côté les rôles Administrateur (lui c’est Dieu, ou un homme politique, il a tous les droits) et Abonné (lui n’a pas le droit d’écrire, seulement de lire et de commenter) et penchons-nous plutôt sur les trois rôles qui peuvent interagir quand il s’agit de rédiger et de publier un article :

  • le Contributeur : Peut écrire et gérer ses propres articles mais ne peut pas les publier.
  • l’Auteur : Peut écrire, gérer et publier ses propres articles uniquement.
  • l’Editeur : Peut écrire, gérer et publier ses articles ainsi que ceux des autres (veinard).

Notons au passage que le système de révisions de WordPress demeure plutôt efficace et que toute mise à jour est tracée et historisée. Fonctionnalité pratique. Et conflictuelle aussi parfois (“Dis donc Michel, pourquoi t’as reformulé quasiment toutes mes phrases ?” ).

Si on en revient à notre workflow / chaîne de production / circuit de validation / flux de travail (rayez les mentions inutiles), nous pouvons le résumer à ce schéma :

Avouons que cela reste simple. Basique. Et incomplet (il ne manquerait pas un état Relu ou Validé par hasard ?).

Mais alors que peut-on faire ?

C’est loin d’être sorcier, puisque la solution est évidemment d’utiliser le bon plugin qui va nous permettre de personnaliser notre workflow et de l’adapter à notre besoin. Il en existe quelques-uns (Oasis Flow, Edit flow, entre autres), plus ou moins efficaces et plus ou moins simples d’utilisation. La complexité va résider dans leur paramétrage. Et l’enjeu sera de choisir celui qui se greffera le mieux à notre écosystème. Créer des statuts d’articles personnalisés, mettre en place des notifications à chaque changement d’étape, placer des verrous au sein de la chaîne à des endroits précis. Mobiliser tous les intervenants, responsabiliser chacun dans son rôle et travailler en équipe sereinement. Avec toujours en tête, l’objectif commun de publier l’article le plus qualitatif possible. Et sans faute c’est encore mieux (ndlr : pourvu qu’il n’y ait pas de faute dans cet article…). Trivial ? Oui, sûrement, mais combien d’entreprises ne l’appliquent pas encore ? Ou de façon sporadique et aléatoire. Et bien souvent chronophage et contre productive.

J’ai toujours préféré imprimer un article pour le corriger.

Imaginons un cas pratique

Imaginons qu’une entreprise, qu’on baptisera la French Company, ait décidé de produire du contenu sur son site WordPress (excellente initiative !), dans l’objectif d’attirer des lecteurs (c’est souvent le cas) et de les convertir en prospects (c’est également souvent le cas). Cette entreprise a recruté divers profils afin qu’ils apportent leur expertise dans la chaîne de production et qu’ils augmentent l’impact de chaque article. Imaginons maintenant, de façon quasiment exhaustive, quels seraient les profils qui interviendraient dans notre fameux Workflow-WordPress.

Nous pourrions alors rencontrer les personnes (fictives) suivantes* :

Elon Jobs
Lui c’est un rêveur, un passionné, un visionnaire. Le genre à lancer en salle de pause (ou en visio désormais) : “faut rédiger un article sur le slow content, tout en le faisant en slow content”. Super idée ! Brumeuse, mais super idée. Lui, il sait matérialiser ses idées en mots, et même parfois en phrases bancales. On obtient de la matière brute, de l’instantané, du pas structuré et du pas toujours très français non plus.  

Amélie Vargas
Littéraire dans l’âme et une pointure dans son domaine. Elle comprend les idées d’Elon, sait les expliquer, les développer et les mettre en musique. Avec des mots, des titres, des paragraphes, et des verbes conjugués au subjonctif. Et de surcroît, avec une sémantique qui tient la route. 

Bernard Larousse
Le dico. On le surnomme Bernarcherelle dans les couloirs (hi hi hi). Allergique aux fautes et certifié Voltaire (score de 940), il chasse les erreurs tel un fauve affamé par la gazelle. Il reprend tout le monde, tout le temps, à chaque faute de français. C’est insupportable mais il a raison, le bougre (non, on ne dit pas “un espèce”).

Vincent Monet
Graphiste et illustrateur, il sait saisir l’essence d’un article et le mettre en valeur visuellement. Le sublimer, capter l’attention d’un visiteur. Il saura trouver l’image idoine pour un contenu, celle qui vaut mille mots. Celle qui attire le clic. 

Larry Schmidt
Expert SEO, il sait écrire pour des robots et surtout se faire comprendre par des algorithmes. Il murmure à leurs oreilles de temps en temps, et parfois même dans son sommeil. Il connaît par cœur les rouages des réseaux sociaux. Si l’article doit s’envoler, Larry en sera le propulseur.

Margaret Royal
La boss de la French Company, la Directrice qui tient à valider le travail des équipes en qui elle a entièrement confiance. Elle aime relire, entre deux rapports comptables, et donner son approbation en bout de chaîne. Changer un ou deux mots, pour la forme. Le hic, c’est qu’elle ne veut pas se connecter au back office de WordPress. 

Josiane Martin
La Directrice de publication. Autrement dit, la responsable. C’est elle qui appuie sur le bouton Publier à la fin, quand tout le monde est intervenu. Elle supervise, elle met en ligne, elle assume. Elle ne relit pas toujours. Pas la peine finalement, si le workflow a bien été pensé…

Comment orchestrer tout ça ?
En calibrant le workflow tel que la French Company en a besoin, en prenant en compte les aptitudes de chacun, en évaluant leur temps à y consacrer et leurs zones de confort. Le résultat est à coup sûr un succès. Nous obtenons un management fluide et efficace, une équipe solidaire animée par un objectif précis et collectif. Et le schéma simple et basique que nous avions exposé plus haut, se transforme alors en circuit de ce genre :

Simple comme bonjour.

Mais aussi calibré qu’il puisse être, le workflow est avant tout un outil. Le management humain doit rester le moteur. Le dynamisme, l’enthousiasme, l’animation régulière, les échanges collectifs contribueront eux aussi à la réussite du process.

Pour conclure

Un workflow avancé comme celui que nous avons imaginé pour la French Company, n’est nécessaire que dans certains cas. Le bon sens dicte souvent le besoin et c’est encore le cas dans cette problématique. L’adaptation reste le paradigme. Un circuit de production doit s’adapter aux contraintes de l’entreprise, aux ressources humaines, aux appétences de chacun. CQFD. Mais imaginons une dernière fois, que nous résumions…

Un workflow sous WordPress est nécessaire :

  • quand les limites du CMS sont atteintes.
  • au sein d’un site à multiples auteurs, intervenants (le blogueur solo n’en a évidemment pas besoin, sauf schizophrénie aiguë).
  • pour appliquer un contrôle qualité exigeant et réduire les erreurs.
  • afin d’optimiser les temps homme de chaque intervenant.
  • pour fédérer des collaborateurs autour d’un objectif commun.
  • pour sécuriser la chaîne de production.

Une brève remarque sur la problématique de Margaret, la Directrice de la French Company. Nous avons fréquemment rencontré ce cas, et il met en valeur un véritable manque dans WordPress : faire valider et commenter un article par une personne tierce. Lui faire relire sans qu’elle soit connectée reste simple, il y a des solutions pour cela, mais l’annotation à la manière d’un PDF révisable est pour le moment impossible. Chez CAD, nous avons depuis longtemps identifié ce problème et travaillons sur des solutions techniques. Affaire à suivre.

* toute ressemblance avec des personnes ou entreprises existantes ne serait que fortuite et bien entendu accidentelle…

Crédits photos ©2020 The LEGO Group

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Florian Bourgeois
CTO - Expert développement / Consultant IT et stratégie digitale
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